谨防人事档案变成职场“隐形炸弹”

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谨防人事档案变成职场“隐形炸弹”!
  
  病状:
  根本不知道档案在何处,提及档案时态度惊诧:“档案?别逗了!不做公务员,没打算进事业单位和国企,这年头档案还有什么用?”确实,大部分时候档案似乎真的“毫无作用”,但如果你彻底忽略了档案问题,它很可能就会成为你职业道路上的一颗“隐形炸弹”。
  
  病情描述:
  最近张斌准备跳槽到另外一家公司,这家公司给他的无论是职务还是收入都远高于现在。不过令他意想不到的是,自己的人事档案居然成了唯一的绊脚石——因为新公司规定,入职前必须将个人人事档案调转至公司统一管理。可张斌从5年前大学毕业后,就直接到了北京打拼,根本没有关注过自己的档案“流落”到了何处。这些年来。也从来没有因为档案的问题遇到过麻烦,谁知在自己事业提升的关键时刻,这个压根没被注意过的“隐形炸弹”爆发了——他根本就不知道自己的档案在哪里,更不知道要如何着手办理档案迁移,而新公司规定的迁移时间却近在眼前。
  
  医师诊断:
  现在像张斌这样对自己的档案毫不关心的职场人越来越多,谁会知道张斌遇到的炸弹什么时候会在你的身上炸开呢?从上面的案例可以看出:人事档案在当今职场中还是有相当重要的作用的。
  首先,人事档案是社会公共信息非常重要的—个组成部分,通过人事档案可以证实个人的经历、学历、技术职称、社会关系、奖惩等情况。从人力资源出发、管理的角度来看,人事档案可以为个人求职、单位求才提供大量丰富、动态、真实有效的原始资料和数据。另外,档案还有一些衍生职能,如以档案为依托可以评定职称、办理社会保险和退休手续、提供出国政审和涉外公正材料、出具报考研究生的相关材料等。
  其次,人事档案对于个人来说也非常重要,它可以证明一个人从学校到各个工作岗位不同时期的人生轨迹,是工作经历的记录。现在很多人误认为人事档案没用,要不要都可以。而在现代劳动用工管理中,人事档案的作用包括两个方面:对员工个人而言,人事档案管理部门可以据此为员工提供办理护照、港澳通行证的政审手续;提供婚姻状况证明;为流动人员提供身份认定和办理社会保险;为员工代办申报职称;根据档案确定退休年龄;根据档案中从事有毒、有害工作的年限推算提前退休年龄;代为缴纳职工的养老保险、失业保险和大病医疗统筹、工资调整;出具与人事档案有关的证明材料等等。试想一下:如果因为无法调转人事档案而影响了一个人的求职路,那将是怎样的悲剧啊。
  就以上提及的案例可以充分证明,张斌当初因为没有重视自己的人事档案,才会造成如今在求职方面的障碍。职场人为什么不重视自己的档案呢?一般有以下四种原因:一是高校毕业生对于人事档案的性质、地位、作用认识模糊。档案观念淡薄,自动放弃档案,使档案遭遇冷落;二是一些部门档案管理不规范、用人单位不重视档案等因素,使得很大一部分毕业生觉得保管档案“没有价值”,认为档案与当前利益没有太多关系,相反个人还要为存档案支付一定的费用,是一种负担;三是很多毕业生为获取就业机会,往往先就业再择业,而繁琐的人事档案调动程序及档案对工作调动的限制,阻碍其择业自由,于是就放弃个人档案或将档案随身携带而不是保存在正规的存档机构;四是不少高校毕业生对档案抱有“患得患失”的心态,有时干脆“先保再弃”,在办理就业报到手续时先让档案有个“家”,然后就不闻不问,用时再考虑补交费用,如果用不着就不再搭理了。
  在这里需要指出的是,随着市场经济的发展、人才的流动以及信息的沟通,尤其是用人观念上的转变,使得过去以单位来确定人们身份,慢慢转向对其社会价值的认可,人的身份由单位人转向社会人。从某些方面来说档案的作用在现代社会中有不断弱化的趋势,但这绝不意味着档案无用。需要强调的是,弱化的只是档案的形式,即“袋装档案”,而强化的应是档案的资源和信息性质。
  
  性别:
  男女性均为高发病人群
  
  给张斌的用药建议:
  像张斌这种毕业多年后根本不知道档案在何处的人,应该如何寻找自己的档案?
  第一:确认档案所在地。在确定自己毕业以后没有按照正常派遣手续完成档案转移的,那么你的档案应该在原户籍的人才市场(各地有差异:毕业生就业指导中心、人事局、区县职介中心、户籍街道等)。
  第二:办理学籍档案转入事档案手续。这也是档案记录中正式的参加工作手续,即派遣手续或者招工手续(各地称呼略有不同)。通常在毕业两年之内相关学籍档案管理部门还可以办理派遣手续,如果时间更长。像张斌的情况就已经无法办理派遣手续了,只能办理招工手续。因为张斌并非北京市户口,因此原籍街道无法对异地直接办理招工,他也只能先在当地按照自由职业者身份,以个人存档方式通过当地职介办理招工手续,将自己的档案按照个人存档存放于当地职介。然后由现在的用工企业委托的存档机构开具调函将档案转移至北京。
  
  给毕业生的用药建议:
  对广大高校毕业生来说,在忙着找工作的同时,也应及时把档案转入政府所属人才流动服务机构保存,确保自身的合法权益和应有的社会、政治待遇得到保障。大学毕业时办理档案迁移则有两种途径:正常派遣手续和未做派遣手续。
  第一:毕业后找到了接收单位,通过正常的派遣手续(三方协议)按照步骤可将档案直接存放于派遣单位或者是单位委托的中介存档机构。注:如果是户籍为非当地毕业生,同时还须用人单位解决户口问题,其户口连同档案将统一存放于用人企业。
  第二:毕业后没有找到接收的单位,档案或留在学校、或转到原籍档案局(各地有差异:毕业生就业指导中心;人事局;户籍人才职介)。在这里需要强调一点,由于国家相关政策规定,毕业生毕业后暂时找不到就业单位的,其档案可免费由学校保存两年(本地户籍),待找到工作以后再做派遣手续,完成档案转移手续。许多大学生以为,既然学校免费保存,就无须再到人才交流机构托管了,这是一种省钱的档案存放方式,其实不是的。这种误饵是没有搞清“学籍档案”与“人事档案”的区别。在学校保存的只是你的“学籍档案”,不是真正发挥作用的“人事档案”,如转正定级、职称评定等相关事宜都是由学籍档案转换成人事档案后才能进行的。学校保存的学籍档案只是“存放”,起不到任何作用,甚至无法缴纳社会保险,将来也无法计算工龄,从而影响养老金的数额计算,在某种意义上说,也是得不偿失的。
  
  主治医师陈苏:
  四达人才中心综合管理部经理
  从业10年,一直供职于四达人才,服务于社保部和客户服务部。客服经验丰富,通过大量事实案例,积累了大量关于档案和社保方面的解决方案。
  

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